Digitala onboardingen blir chefens PT – standardiserad process ska säkra upplevelsen för Klöverns nya medarbetare


Sarah Stilwell, ansvarig för Klövern Academy. Foto: Klövern AB

Klöverns nya digitala onboardingprocess ska stärka kvaliteten i introduktionsmöten och bygga relation mellan chef och medarbetare första året som anställd.


Fastighetsbolaget Klövern har de senaste åren varit på en tillväxtresa; organisationen har genomfört en omorganisation, nya affärsområden har tillkommit och en kulturell omställning har initierats. Vilket bolag är de nu och vilket bolag vill de vara? Samtidigt har en ny HR-funktion etablerats, där fyra av teamets fem medarbetare idag varit anställda kortare än två år. HR:s nya leveransmodell handlar lika mycket om att etablera mer affärsnära roller som att höja ambitionsnivån för vad en HR-funktion på Klövern kan leverera.



Identifierade guldet och gruset


Den utökade HR-funktionen började med att se på nuläget. I analysen, som undersökte gapen mellan verksamhetens behov och HR:s erbjudande, identifierades onboardingen som ett förbättringsområde. Upplevelsen av Klöverns onboarding var olika beroende på anställande chef och vilken enhet man började på – de behövde standardisera och digitalisera processen.


- Vi arbetar på en konkurrensutsatt marknad. Lika svårt som det är att rekrytera kompetens är det viktigt att få behålla den. En bra onboarding är avgörande för oss, säger Sarah Stilwell, ansvarig för Klöverns funktion för kompetensutveckling Klövern Academy, och fortsätter;


- Vi såg att vi var duktiga på det praktiska i onboardingen – att skicka välkomstbrev och se till att det fanns arbetsverktyg och blommor på bordet första arbetsdagen. Men vi behövde förbättra kvaliteten i mötena första tiden och innehållet i dialogen. Dessutom ville vi säkra förväntansbilden för både chef och medarbetare.


Digital onboarding lanserades just när Corona bröt ut


Arbetet med att ta fram Klöverns nya onboardingresa tillsammans med onboardingspecialisterna Whippy inleddes därför i slutet av 2019 och sjösattes strax innan Corona ställde det mesta på ända. Den analoga resan blev digital vilket skapade en trygg process när situationen krävde en snabb omställning och i en tid när många medarbetare arbetade hemifrån. Fysiska möten, som temporärt ersatts med digitala, har nu en tydlig agenda med arbetsuppgifter som tilldelas både chef och medarbetare i förväg.


Skapar trygghet för medarbetare och chef


Lina Griph arbetar som Affärsområdeschef på Klövern i Linköping och är en av de chefer som onboardat nya medarbetare i den nya processen. Hon berättar att hon i andra rekryteringar fått ägna mycket tid åt att planera onboardingen. För henne har den nya processen skapat trygghet och sparat tid. Nu får hon mail med arbetsuppgifter, påminnelser och mötesagendor samtidigt som en ”buddy” hjälper den nyanställda att bygga upp ett internt nätverk och svara på frågor om det operationella.


- Jag som chef vet att jag inte missar något. Men den största vinningen är ändå för min nya medarbetare. Hon har känt sig välkommen, har vetat hur hennes första tid ska se ut ända från start och får uppgifter att utföra och reflektera kring inför våra möten.


Fler HR-beslut baserade på data och fakta


Onboardingprocessen är bara en del av allt Klöverns HR-avdelning nu ställer om. De uppdaterar bland annat medarbetar- och kundlöftet och implementerar en HR Dashboard för att bättre kunna mäta sitt bidrag till verksamhet och affär. Men allt hänger såklart ihop och jackar in i varandra.


Förutom att man med hjälp av det nya mätverktyget bland annat ska kunna följa demografi, sjuktal och personalomsättning blir det även möjligt att mäta om HR-processerna ger önskad effekt. Enligt Sarah Stilwell är målet att en mer strukturerad onboarding ska stärka arbetsgivarvarumärket, öka engagemang och produktivitet första året som anställd och bidra till att bygga och stärka relationen mellan chef och medarbetare.


- Vi har välkomnat många nya medarbetare under vår tillväxtresa och HR lägger mycket kraft på rekryteringsprocessen för att hitta personer som verkligen är Klövern. Det är viktigt att de känner att de valt rätt, vill stanna och känner sig delaktiga i vår fortsatta resa framåt, avslutar Sarah Stilwell.


Sarah Stilwells tre tips till företag som ska digitalisera sin onboarding

Tydliggör syftet och målet med onboardingen

Vad försöker ni uppnå? Se onboardingen som en enorm möjlighet och koppla det till andra HR-processer som kulturarbetet eller Performance Management. Det är viktigt att det inte bara blir en digital checklista.

Ta hjälp av organisationen

Intervjua chefer som nyligen välkomnat nya kollegor och medarbetare innan ni sätter igång. På så sätt fångar ni upp behoven och får en rättvis bild av nuläge och önskat läge. Få bolag börjar från noll, så vidareutveckla det som redan är bra och lägg till det som saknas. Allt kanske inte behöver göras nytt.

Förankra internt – och främst med rekryterande chefer

Processen i sig är trots allt bara en process och om cheferna inte följer den uteblir effekten. Hjälp dem att se onboardingen utifrån det stora och långsiktiga perspektivet – inte bara de första veckorna eller månaderna. Det behövs ett commitment från cheferna eftersom de trots allt ska göra jobbet.

Vad har Klöverns chefer hittills sagt om den nya digitaliserade processen?

Sarah Stilwell: ”Feedbacken har varit uteslutande positiv. Processen upplevs ambitiös och professionell, strukturerad och trygg.”